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Whether you are writing a formal business email, a holiday postcard, or a message to a friend, German has specific conventions for written communication. Getting the tone, greeting, and closing right is essential — especially in formal contexts where German conventions differ significantly from English. This lesson covers both formal and informal writing.
A formal German email or letter follows this structure:
| German | English | When to Use |
|---|---|---|
| Sehr geehrte Frau [Nachname], | Dear Mrs / Ms [Surname], | You know the recipient's name (female) |
| Sehr geehrter Herr [Nachname], | Dear Mr [Surname], | You know the recipient's name (male) |
| Sehr geehrte Damen und Herren, | Dear Sir or Madam, | You do not know the recipient's name |
Important: After the greeting, German uses a comma, and the next line begins with a lowercase letter (unless it is a noun or "Sie").
| German | English |
|---|---|
| Mit freundlichen Grüßen | Kind regards |
| Mit besten Grüßen | Best regards |
| Hochachtungsvoll | Yours faithfully (very formal) |
Betreff: Zimmerreservierung für den 15.–17. Mai
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich möchte gern ein Doppelzimmer für zwei Nächte reservieren, vom 15. bis zum 17. Mai. Könnten Sie mir bitte mitteilen, ob in diesem Zeitraum ein Zimmer verfügbar ist und was der Preis pro Nacht beträgt?
Außerdem hätte ich eine Frage: Ist das Frühstück im Preis inbegriffen?
Ich freue mich auf Ihre Antwort.
Mit freundlichen Grüßen
John Smith
Betreff: Beschwerde über Zimmer 305
Sehr geehrte Frau Müller,
ich schreibe Ihnen bezüglich meines Aufenthalts in Ihrem Hotel vom 10. bis 12. April. Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass ich mit dem Zimmer nicht zufrieden war.
Die Klimaanlage hat nicht funktioniert, und trotz meiner Bitte an der Rezeption wurde das Problem nicht behoben. Darüber hinaus war das Zimmer bei der Ankunft nicht ordnungsgemäß gereinigt.
Ich möchte Sie bitten, diese Angelegenheit zu prüfen und mir eine angemessene Entschädigung anzubieten.
Vielen Dank im Voraus für Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen
Sarah Johnson
| German | English |
|---|---|
| Ich schreibe Ihnen bezüglich... | I am writing to you regarding... |
| Ich möchte mich erkundigen nach... | I would like to enquire about... |
| Könnten Sie mir bitte mitteilen, ob... | Could you please let me know whether... |
| Ich wäre Ihnen dankbar, wenn... | I would be grateful if... |
| Vielen Dank im Voraus. | Thank you in advance. |
| Ich freue mich auf Ihre Antwort. | I look forward to your reply. |
| Für Rückfragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. | I am available for any further questions. |
| Anbei finden Sie... | Please find attached... |
| Wie bereits besprochen... | As already discussed... |
| Ich möchte Sie darauf aufmerksam machen, dass... | I would like to draw your attention to the fact that... |
Informal emails are much more relaxed:
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